التواصل الفعال داخل العمل من أهم سمات القادة
التواصل الفعال داخل العمل من أهم سمات القادة , هل تعلم ما الذي يميز المتواصل الفعال عن غيرهم؟ إنها القدرة على فهم اتجاهات الحديث والمهارة في نقل رسالته بطريقة واضحة ودقيقة. إن التواصل الفعال لا ينحصر في المتحدثين اللبقين بل المستمعين العظماء أيضًا!
في حين أن بعض مهارات الاتصال الممتازة فطرية، فإن الأشخاص الذين لا يتمتعون بهذه القدرات بشكل طبيعي قد يحسنون بالتأكيد مهارات الاتصال لديهم من خلال الممارسة. عندما تعزز مهارات الاتصال الخاصة بك، يمكنك أن تتوقع أن تصبح حياتك أسهل في العديد من جوانب الحياة. من اجراء مكالمة لشراء البيتزا إلى الاتصال برقم الطوارئ. إن الاستماع والتواصل أمران مهمان للغاية.
للمضي قدمًا في مسيرة نجاح مزدهرة، أنت بحاجة إلى فهم واعتماد أفضل صفات التواصل الفعال داخل العمل لتحسين نوعية الحياة في كل جانب. في مقالنا التالي سنقوم بتوضيح هذه السمات لتصبح متواصلًا جيدًا، وفي هذه العملية، ستعلم أيضًا كيفية التواصل بشكل فعال في العمل والمنزل.
سواء كنت عازمًا على تحسين تواصلك في العمل أو تنفيذ تغييرات للتواصل أكثر احترافية، فإن المؤشرات في هذا القسم ستسلط الضوء على السمات التي يجب التركيز عليها. يتسم المتواصلون الفعالون دائمًا بتلك السمات:
-
يستمعون
"لدينا أذنان وفم واحد، ويجب أن نستخدمهما بشكل متناسب"، كما تقول سوزان كاين، مؤلفة كتاب "الهدوء: قوة الانطوائيين في عالم لا يستطيع التوقف عن الكلام".
الاستماع الممتاز هو مهارة مهمة في التواصل الفعال.
للتواصل بشكل جيد، يجب أن تكون قادرًا على الاستماع جيدًا. إن استيعاب ما يقوله الناس يسمح لك بالرد بشكل مناسب. لا يشارك المتصلون العظماء في مناقشات من جانب واحد لأنه إذا كان الأمر كذلك فما هي الفائدة من الحوار من الأساس؟
إنهم لا يحاولون أبدًا الرد بينما يتحدث الآخرون لأنهم لا يريدون أن يغفلوا عما يقال. يعرف المتواصلون الفعالون بالضبط ما يناسب من خلال الاحتفاظ بكل كلمة في الحوار عندما يحين وقت التحدث.
التواصل الفعال من خلال التواصل مع الآخرين
يطور الأشخاص ذوو قدرات التواصل الجيدة معرفة بجمهورهم من خلال الاستماع باهتمام. يمكنهم تخصيص رسالتهم للمستمعين المحددين بسلاسة، سواء كان في غرفة مليئة بالأشخاص أو مجموعة من مشتركي الإنترنت أو مجرد شخص واحد آخر.
من الأهمية بمكان أن يكون لديك بعض الفهم لجمهورك لأنه بدون ذلك، ستفشل في الاتصال الفعال.
3. يبسطون التعقيدات
بعض الرسائل يصعب فهمها أو محيرة أو فوضوية تمامًا. ومع ذلك، يمكن للمتواصل الفعال أن يأخذ هذه الرسائل ويجعلها واضحة وواقعية لجمهوره.
فيما يلي أمثلة جيدة على مهارات الاتصال:
- ضع في اعتبارك مدرسًا يشرح موضوعًا جديدًا لصف الجبر. ستصبح محاضرته مملة إذا لم يتمكن من جعل الصعب أمرًا سهلًا ومفهومًا. تجعل أدوات الاتصال الرائعة المادة أكثر قابلية للاستهلاك لعدد أكبر من الأشخاص عن طريق تقسيمها أو إعادة صياغتها.
- مثال رائع آخر هو التواصل مع المديرين التنفيذيين لشركات الطيران. يتم تدريبهم على أن يكونوا متواصلين فعالين بعدم ارباك العملاء بالمصطلحات الفنية أثناء إجراء الحجز.
4. يعرفون متى يتحدثون
إن فهم متى تكون المناقشة ضرورية مفيد دائمًا للتواصل الفعال. فكر في حالة الموظف المتكاسل في العمل الذي لا يستطيع فهم فكرة ما.
المدير الذي يعترف بالحاجة إلى الحديث سيكون له تأثير أكبر من المدير الذي يتجاهل الأمر دون أن يقول أي شيء ولا يحرك ساكنًا. إنهم يعرفون متى يتحدثون، ومتى سيفيدهم ذلك، ومتى يكون من الأفضل التزام الصمت.
5. أنهم متاحون دائمًا
إنهم يجعلون أنفسهم متاحين في أي وقت تريد فيه متحدثًا خبيرًا. إنهم لا يتركونك معلقًا من خلال إعطائك إجابات.
إنهم ليسوا ذلك الصديق الذي يختفي ولا يستجيب للرسائل النصية لساعات. إنهم ليسوا صاحب العمل الذي ليس لديه الوقت لشرح الواجبات. المتواصل الجيد يسهل الحوارات الشاملة التي ترضي جميع الأطراف.
6. يمارسون الثقة
المتواصل الفعال يدرك قدراته. إنهم لا يختبئون وراء مصطلحات غامضة ويتحدثون بصراحة وبوضوح. يكسب سلوكهم الواثق ثقة الجمهور من خلال إظهار أنهم يفهمون ما يتحدثون عنه.
7. إنهم محددون
لن تتغلب على الأدغال إذا كنت ترغب في إيصال رسالتك. تتطلب مهارات الاتصال الفعال رسالة واضحة وموجزة، ولا يوجد غموض حول ماهية هذه النقطة.
يقدم المتصلون الفعالون توجيهات محددة أو يطرحون أسئلة محددة، دون ترك أي فرصة لسوء الفهم. يؤمنون أنه من الأفضل تقديم المعلومة للمستمع بطريقة بسيطة، دون أي لبس.
8. يركزون على تفاعلاتهم
يعد التخلص من الانحرافات أثناء المحادثات مكونًا أساسيًا للتحدث بشكل صحيح ومهذب. لا أحد يستمتع بالتواجد في منتصف المناقشة عندما يبدأ الجانب الآخر في إرسال الرسائل النصية أو فعل سلوك فرعي كالإجابة على الهاتف.
من خلال إزالة هذه الانحرافات من بيئته، قد يركز التواصل الفعال تمامًا على الرسالة والجمهور.
9. يطرحون الأسئلة
يستخدم المتواصل المختص الأسئلة على نطاق واسع - تلك الغنية بالتفاصيل - لفهم الجمهور بشكل أفضل. تستخدم الإجابات، وليس الافتراضات، لملء أي فجوات في سوء الفهم.
إن طرح أسئلة مفتوحة حول اهتماماتهم له دور في الحصول على نظرة ثاقبة لاحتياجات ورغباته الغير. أي معلومات يتم جمعها عن طريق السؤال تساعد في إرضاء الجمهور بشكل أفضل ونقل رسالة التواصل.
10. يتعرفون على الإشارات غير اللفظية
عند التحدث إلى شخص ما وجها لوجه، تكون لغة الجسد بنفس أهمية الكلمات المنطوقة. قد تساعد المؤشرات غير اللفظية مثل الموقف وتعبيرات الوجه والاتصال بالعين التواصل الفعال في فهم جمهوره والتعرف على عدم الرضا أو القلق أو الحماس.
الأمر يستحق وقتك وجهدك لممارسة هذه المهارات وتحسين قدراتك على الاتصال.
11. يقومون بالاتصال بالعين
إن التواصل البصري المنتظم مع شخص ما أثناء إجراء محادثة يظهر أنك تهتم بما يقوله. عند النظر إلى الأرض أو خارج النافذة، فإنه يعطي انطباعًا بأنك لا تنتبه.
12. إنهم مُشاركون
يشير المصطلح "المشاركة" إلى شغل انتباه أو جذب شخص أو أشخاص. ويهدف إلى تواصل يجذب انتباه المستمع ويجعله يرغب في معرفة المزيد. قد يكون ذلك بسبب محتوى الرسالة أو الطريقة التي يتم تقديمها بها. عندما تفعل ذلك، فإنك تشغل انتباههم.
إذا لم تكن مستعدًا للمشاركة الكاملة، فانتظر قبل بدء اتصال مهم.
13. يتوقفون قبل الرد
غالبًا ما تقرأ بريدًا إلكترونيًا وصل للتو ولديك رد فعل فوري عند قراءته. وهو ليس رد فعل إيجابي. هناك طريقة أقل فعالية للتعامل والتواصل وهي إرسال بريد إلكتروني لاذع.
من الأفضل دائمًا الانتظار بعض الوقت قبل الرد. هذا صحيح في المواقف اللفظية أيضًا.
14. لا يثرثرون
القيل والقال، بصرف النظر عن كونه مدمرًا، هو ضجيج وانحراف عن الحالة الذهنية السليمة. إنه "معلومات" غير صحية لإنجاز العمل، وهو مصدر كبير للإزعاج، وإهدار للوقت.
15. يمتدحون الناس في كثير من الأحيان و يعترفون بالفضل
الأشخاص الذين يشعرون بعدم التقدير يصبحون مستمعين سيئين. قد يجدون أنه وقتهم بلا جدوى أو أن المتحدث ليس صريحًا.
ولكن عندما يتم تقدير الشخص وإخباره بذلك بعبارات لا لبس فيها، فإنهم يستمعون بشغف. الثناء الأصيل يبني استجابة أفضل من المستمع.
16. لا يستخدمون أبدًا لغة متعالية أو مبتذلة
لا يهم نوعية الأشخاص أو أخلاقهم أو مستواهم الفكري عند التواصل الفعال. التحدث إليهم أو بطريقة تبدو مسيئة هو ضجيج يمنعهم من الانخراط الكامل معك.
قم بتصفية عقلك وفمك، وستلاحظ أن من حولك أكثر حرصًا على سماع ما تقوله. ألزمنا النبي الكريم بالتواضع واللين في الحديث.
17. لديهم أخلاقيات عمل جيدة
لا أحد يتوق لآراء الكسالى. كن مسؤولًا، واعمل بجد، وابذل جهدًا إضافيًا لمساعدة الزملاء الذين يحتاجون إلى يد إضافية.
18. يعاملون الآخرين بإنصاف
إذا كنت لا تعتقد أنك ستحصل على معاملة عادلة، فمن المحتمل أن تقوم تتجاهل ما يخبرك به المخطط. يحافظ المتواصل الفعال على المعاملة العادلة والمنصفة حين حدوث مأزق أو أزمة في العمل.
إذا كان الناس في شركتك ينظرون إليك على أنك تعامل الآخرين بتمييز وبميزان عدالة مختل، فسينفرون منك. لكن عندما يعلمون أنك ستعاملهم بنفس الشرف الذي تعامل به الآخرين، فإنهم سيريدون سماع ما تقوله.
19. يظلون هادئين تحت الضغط
هذا هو واحد من أصعب التكتيكات لإتقانها، لكنه يزيد من فاعلية المتواصل الجيد بشكل محترف.
إننا نندهش جميعًا من ضباط الشرطة والجراحين والمسعفين وغيرهم ممن يمكنهم الحفاظ على هدوئهم في مواقف الحياة والموت. وإذا كان منخرطين معهم، فإننا ننصاع لأوامرهم على الفور.
عندما تظل هادئًا في ظل المواقف العصيبة، فإن الآخرين سيفعلون ذلك أيضًا. هذا شكل آخر من أشكال التواصل الفعال.
20. لا يضيعون الوقت
نحن جميعًا نولد بكمية محدودة من الوقت. لذا، فلا عجب أن الناس يكرهون إهدار وقت (وهذا هو السبب في أن العديد من اجتماعات المكتب غير مقبولة).
يعرف المتواصلين الفعالون ما يجب قوله، فهم يصلون إلى الهدف ويتركون مجالًا للآخرين لطرح الأسئلة.
21. يسعون لفهم الوضع وتوضيحه
خذ وقتًا لتكون رصينًا ومتعمدًا. قبل التواصل في العمل، من الضروري التوقف وفهم الموقف والاستبيان والتعاطف.
إذا كنت تتساءل عن كيفية التواصل بشكل فعال في العمل، فتحقق مع نفسك عندما قد تحجب الأمور الشخصية تصوراتك وأحكامك. تحدى المفاهيم المسبقة واعرف متى تضع المشاعر الشخصية جانبًا وتبقي المهمة في المقدمة.
22. أنها توفر ردود فعل موضوعية يمكن ملاحظتها
يفضل الجميع تجنب الصراع إذا كان هذا خيارًا، لكن في بعض الأحيان لا يكون ذلك ممكنًا في الحياة أو مكان العمل. التواصل الفعال يعني تقديم ملاحظات موضوعية ويمكن ملاحظتها وتلقيها في المقابل.
يساعد هذا في بناء الثقة في الفريق ويقوي طرق الاتصال الفعالة الأخرى مثل الاستماع والسؤال والمشاركة والتفاعل.
23. خلق المسائلة
التواصل الفعال في العمل ليس حدثًا لمرة واحدة. ستحتاج إلى مراقبة تقدمك المستمر وتقديم الدعم الدائم. لا تنس الاعتراف بتقدم زملائك أو فرقك أو قادتك!
استخدم الأسئلة التالية لمساعدتك في تقييم فعالية التواصل الفعال المستمر في العمل:
- ما هي الفرص التي تراها؟
- كيف يمكنك التكيف؟
- ما هي القرارات التي يجب اتخاذها؟
- ما هو الدعم الذي يمكنك تقديمه؟
- ما الذي عليك فعله لضمان استلام الرسالة بدقة؟
الخلاصة
التواصل كالعديد من المهارات الأخرى، يعد فنًا احترافيًا في مجالات الإدارة. يحتاج المرء إلى بذل جهد ليصبح متواصلًا فعالًا. باتباع السمات المذكورة في هذه المقالة، يمكن للمرء إتقان فن التواصل الجيد والفعال.
