مهارات إدارة الوقت وتنظيمه بشكل فعال
مهارات إدارة الوقت وتنظيمه بشكل فعال للمديرين إن امتلاكك للفاعلية والنجاح في العمل لا يمكن أن يحدث من دون فهم إدارة الوقت وكيفية تنسيق ساعاتك بما يتناسب لإنجاز المهام بنجاح. فاستخدام الوقت بشكل صحيح سيحدد قيمتك الحقيقية ومدى كفاءتك التي تتمتع بها كمدير مشروع تجاري.
مهارات إدارة الوقت وتنظيمه بشكل فعال
يُمنح الجميع عددًا متساوًا من الساعات في اليوم لإنجاز المهام الملقاة على عاتقهم، وهذا يعني أن الجميع لديه نفس القدر من الوقت المتاح، لذلك من الأهمية بمكان استخدام الوقت بحكمة.
سواء كنت مديرًا لأول مرة أو تحتاج إلى دورة سريعة، فإن تعلم وتطبيق مهارات إدارة الوقت المناسبة سيقطع شوطًا طويلاً في نجاحك الوظيفي.
قبل الشروع في الحديث عن مهارات إدارة الوقت الفعالة للمديرين، دعنا نناقش "السببية" و "الماهية" فيما يتعلق بإدارة الوقت. إن إدارة الوقت هي ببساطة طريقة لتنظيم كيفية استخدام أفضل للـ 24 ساعة في اليوم لتحقيق المهام الشخصية والمهنية.
الرئيس الأمريكي الأسبق أيزنهاور قام بتطوير مصفوفة للوقت مقسمة إلى أربع مجموعات بناءً على درجة أهميتها ومدي الحاحها.
(التي تُفعل أولًا، التي يتم جدولتها، التي يتم تفويضها، وأخيرًا التي لا تُفعل أبدًا).
تقع جميع مهارات إدارة الوقت في مكان ما ضمن هذه المصفوفة. والتي سيسمح لك بتقسيم وقتك ومهامك بشكل فعَّال لتحقيق الأهداف وقيادة فريقك نحو النجاح – "دون أن تفقد عقلك!".
تعرف على كيفية التخطيط للأهداف بشكل صحيح
قال بنجامين فرانكلين ذات مرة،
"إذا فشلت في أن تخطط ، فأنت تخطط للفشل."
من خلال تلك الكلمات البسيطة، استطاع فرانكلين أن يفنّد أهمية التخطيط في عبارة واحدة، إذ أن كيفية التخطيط لأهداف فريقك بشكل صحيح هو شفرة النجاح. بالنسبة للأهداف، يجب عليك تحديد أهداف يومية، أسبوعية، شهرية وحتى سنوية يمكن تقسيمها إلى مهام قابلة للإدارة.
على سبيل المثال، إذا كان لديك هدف لزيادة حركة المرور إلى موقع الشركة على الويب بنسبة 10 في المائة على مدار عام، فستحتاج إلى تحديد نقاط قياس أسبوعية وشهرية وعلامة عند بلوغ الستة أشهر للحفاظ على الهدف على المسار الصحيح.
التواصل الجيد سيحدث فرقًا كبيرًا
التواصل الجيد هو مفتاح النجاح في أي علاقة، سواء كانت شخصية أو مهنية. عندما يسعى المدير نحو تطوير إدارة وقته، غالبًا يأتي ذلك على حساب التواصل. ومع ذلك، إذا أخذ المدير الوقت للاستماع بعناية والتواصل بوضوح مع فريقه وعملائه، يمكن أن يخلق فرقًا كبيرًا في نجاح الأعمال.
تأكد من التواصل بانتظام مع أعضاء فريقك للتأكد من أنهم يعملون صوب المسار الصحيح. ليس هذا فحسب فالمدير الذي يتواصل بشكل واضح ومنتظم مع العملاء تنمو حجم أعماله بشكل متزايد. تأكد من تحقيق أقصى استفادة من وقتك من خلال التواصل المدروس.
التنظيم الجيد
يعد التنظيم القوي الذي يتضمن كلا من الواجبات المفوضة ومساحة العمل الفعلية أمرًا بالغ الأهمية لـ إدارة الوقت الفعالة للمديرين. إذا كان فريقك غير منظم وكان الناس غير واضحين بشأن المهام المطروحة على مائدة أعمالهم أو من يجب أن يلجؤوا إليه للحصول على المساعدة، فستتأثر أي أهداف محددة.
التواصل الجيد والتنظيم الجيد يسيران جنبًا إلى جنب عندما يتعلق الأمر بالاستفادة القصوى من وقت المرء.
بالنسبة لتنظيم مساحة العمل الخاصة بك، حسنًا، إذا كنت تحب أن تبقي غرفة نومك فوضوية في المنزل، فهذا شأنك، لكن الفوضى لا مكان لها في العمل. كل دقيقة تبحث فيها عن ملف في غير محله هي دقيقة ضائعة كان من الأفضل إنفاقها.
التفويض الفعال هو كل شيء
سيساعد التفويض الفعال في إعداد أعضاء فريقك للعمل بثقة وفعالية. بصفتك مديرًا، تقع على عاتقك مسؤولية تقييم من هو الأنسب من موظفيك لأي مهمة وتعيين المسؤوليات التي تصاحبها. إن الفشل في أخذ زمام المبادرة وتفويض الواجبات لن يؤدي إلا إلى إضاعة وقتك أنت وأعضاء فريقك.
من خلال تفويض الواجبات المختلفة بعناية والتأكد من حصول موظفيك على كل ما يحتاجون إليه لإكمال هذه الواجبات، سيكون أعضاء الفريق أقل حاجة لك عندما يتعلق الأمر بإنجاز المهمة.
جدولة المهام المناسبة في الوقت المناسب
إذا كنت تبني سيارة، فلن تبدأ بمحاولة تثبيت نظام الصوت قبل وضع الإطار في مكانه، أليس كذلك؟
أول ركيزة من مصفوفة إيزنهاور هي "التي تُفعل أولاً" ، مما يعني تحديد الواجبات الرئيسية التي تحتاج إلى التخلص منها قبل الانتقال إلى الشيء التالي. قد تكون هذه أشياء صغيرة مثل الرد على استفسار من رئيسك في العمل أو قد تكون أكبر، مثل وضع اللمسات الأخيرة على خطط لـ استراتيجية جديدة لوسائل التواصل الاجتماعي.
النقطة المهمة هي، تأكد من تعلم تحديد أولويات المهام الأكثر أهمية في كل يوم، والمدة التي ستحتاج إليها لإكمالها ومتى يجب معالجتها.
تعلم كيفية التعرف على الفخاخ متعددة المهام
كل شخص لديه أشياء متعددة يحتاج إلى القيام بها، ولكن عندما نحاول التوفيق بين كل هذه الأشياء في وقت واحد، فإن بعضها ملزم بالسقوط . من السهل جدًا بدء العمل في مهمة واحدة ثم الانتقال إلى بريدك الإلكتروني لأنك حصلت على تنبيهًا على هاتفك. هذا أمر فظيع لكونه يكسر تركيزك ويحول دون إتمام المهام بنجاح.
بدلًا من ذلك، خصص فترات زمنية محددة في اليوم للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. من خلال التركيز على مهمة واحدة في كل مرة، ستنتهي من المهمة بشكل أسرع وتمنحها انتباه دماغك الكامل.
تعلم تحديد أولويات ليس فقط وقتك، ولكن مساعدة الموظفين على تحديد أولوياتهم
قد نعتقد أننا نكرس ثماني ساعات في اليوم للواجبات الأساسية لوظائفنا، لكن الأبحاث تظهر أن هذا ليس هو الحال عادة. يمكنك مساعدة فريقك على تحقيق أقصى استفادة من وقتهم (ووقتك) من خلال إجراء تدقيق للوقت من حين لآخر. خصص يومًا واحدًا حيث يمكنك من موظفيك تتبع ما يفعلونه والمدة التي يقضونها في القيام بذلك.
تأكد من أنك واضح أن هذا التمرين يهدف إلى مساعدة الموظفين على المدى الطويل وليس وسيلة للتخلص من العمال الضعاف. مع وجود بيانات كافية، ستتمكن أنت وفريقك من تحديد ما ينجح بشكل أفضل وكيفية تجنب أي تأخير في العمل أو انقطاع.
مواكبة المظاهر يمكن أن تقطع شوطًا طويلًا
تمامًا كما ينظر البحارة إلى قائدهم للحصول على التوجيه في العاصفة، يحتاج موظفوك إلى الشعور بأنك تدير وقتك جيدًا. إذا كان موظفوك في كل مرة يقتربون منك، وكنت مرتبك وفي عجلة من أمرك، فمن المرجح أن يؤجلوا المجيء إليك بشأن القضايا المهمة. فالموظفون غالبًا ما يحتاجون إلى الشعور بالثقة في أنك ستكون قادرًا على التعامل مع أي مشكلة قد يواجهونها.
من الطبيعي أن يكون لديك يوم عصيب من حين لآخر، ولكن من المهم أن تحاول أن تبدو هادئًا وواثقًا أمام موظفيك، فبهذه الوسيلة سيتعلمون منك وسيقومون بتقليد أفعالك.
اعرف ماذا تفعل عندما يمتلئ طبقك كثيرًا
يمكن أن يكون القليل من الضغط ووجود موعد نهائي يمكن أن يكونا دافعًا قويًا عندما يتعلق الأمر بالتركيز على العمل والإنجاز. إذا وجدت أن قائمة الوظائف "التي يجب القيام بها" أصبحت طويلة جدًا، فقد يكون ذلك مؤشرا على شيئين:
أحد الاحتمالات هو أنك لا تدير وقتك بأكبر قدر ممكن من الفعالية. إذا كان الأمر كذلك، فارجع إلى البداية وراجع أمورك.
حتى أفضل مدير له حدوده ولديه عدد محدود من الدقائق في اليوم. المدراء الجيدون لا يحاولون القيام بكل مهمة تأتي في طريقهم بأنفسهم. إنهم يعرفون أفضل طريقة لاستخدام موظفيهم للمساعدة في ضمان تحقيق الأهداف ويعرفون متى يكون عبء العمل في سعتهم.
فهم قاعدة 80/20
وفقا لمبدأ باريتو أو المعروف باسم قاعدة 80/20، فإن 80 بالمائة من النتائج تأتي من 20 بالمائة فقط من الإجراءات. الـ 20 في المائة الأخرى من النتائج تأتي من .... لقد خمنت ذلك، 80 في المئة من الإجراءات.
أما بالنسبة لكيفية تأثير كل هذا على إدارة الوقت لمدير فعال، حسنًا، قد تكون أولويات ما يجب القيام به، بدون أعذار، 20 في المائة فقط من وظيفتك، لكنها ستؤدي إلى أكبر النتائج. من المحتمل أن يتم تفويض ال 80 بالمائة المتبقية من الواجبات بين الموظفين في فريقك.
لا تخف من أخذ قسط من الراحة عند الحاجة
إذا كنت تعمل كقطار شحن كل ثانية من اليوم دون أن تأخذ بضع دقائق للتراجع والتنفس، فستعاني من الإرهاق. الإرهاق هو ذلك القاتل الخفي لـ إدارة الوقت الذي يتسلل عندما تحاول التأكد من ألا تمر دقيقة واحدة دون أن تُخصص للعمل. والنتيجة هي أنه سيكون لديك قريبًا طاقة وتركيز أقل، وفي النهاية قد يؤثر عملك سلبًا على صحتك العقلية.
من المهم جدولة وقت الفراغ لنفسك. لذا شجع موظفيك على أخذ فترات راحة ولا تنس أن تبدأ بنفسك ليحذو حذوك. يمكن لبعض فترات الراحة طوال يوم العمل أن تقطع شوطًا طويلًا في وضعك في الحالة الذهنية الصحيحة لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.
تذكر أن إدارة الوقت هي عملية مستمرة وتحتاج إلى تطبيق وتحسين مع مرور الوقت. قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتطوير عادات الإدارة الجيدة، لذا كن صبورًا ومستمرًا في تحسين مهارات إدارة الوقت الخاصة بك.
فكرة أخيرة
من السهل أن تنجرف في "اليوميات" من العمل وتجد نفسك تطور عادات غير صحية كمدير. ركز على بناء التوصيات الواردة في هذه المقالة، وقضاء بعض الوقت في تمكين فريقك. لن تتحسن الإنتاجية الإجمالية فحسب، بل ستجد نفسك أيضًا تصبح قائدًا ممتازًا ومحترمًا.
كن على تواصل مع خبراء يابيزنس اكبر منصه للعمل الحر والمستقلين
- للمبيعات والدعم الفني يمكنك التواصل من خلال الواتس اب
- المصادر : eisenhower , rescuetime
