قياس إنتاجية فريقك بشكل فعَّال

في زيارتي لأحد المطاعم الراقية، كان العاملون ينتشرون في أرجائه، يتحركون ذهابًا وإيابًا، بالرغم من فضاء المكان من الزبائن باستثنائي. 

هل سبق لك أن نظرت حول مكتبك وفكرت: فريقي مشغول، لكن هل هم منتجون حقًا؟

يمكنك معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في العمل. يأتون في وقت مبكر، أو يعملون لأوقات متأخرة. يملئون تقويماتهم بالاجتماعات، ويردون على كل بريد إلكتروني يأتي في طريقهم. أنت تعلم أن فريقك لديه أفضل النوايا. لكن ما الذي يفعلونه في الواقع؟ وهل ينتجون النتائج التي تحتاجها؟ عزيزي رائد الأعمال، أنت بحاجة إلى طريقة فعالة لقياس إنتاجية فريقك.

هل هناك طريقة لمعرفة أن كل هذا الوقت الذي يقضونه في عملهم يدفع شركتك إلى الأمام، وليس مجرد حرق لطاقتهم؟ هل هناك أي قياس إنتاجية يمكن الاستفادة منه لتقييم مجهوداتهم؟

الطريقة الأكثر فعالية لمعرفة إنتاجية فريقك هي الإجابة على الأسئلة أدناه:

1.هل يعرف فريقك إلى أين أنت ذاهب؟

 

واحدة من أفضل الطرق التي يمكن لفريقك من خلالها تحسين إنتاجيته هي أن يفهم الجميع إلى أين أنت ذاهب - أن يكون لديك أهداف مؤسسية محددة جيدًا، وأن تركز على عدد قليل منها فقط في كل مرة. وفقًا لجون دوير في كتابه قياس ما يهم:

في دراسة استقصائية أجريت على أحد عشر ألفًا من كبار المسؤولين التنفيذيين والمديرين، لم يتمكن غالبيهم من تحديد أولويات شركاتهم. لم يتمكن سوى نصفهم من تسمية أولوية واحدة فقط.

إذا كان فريقك لا يعرف اتجاه الشركة، فلن يكون لديهم أي فكرة عن كيفية القيام بالأشياء التي ستضيف قيمة. قد يتحدث أحد المديرين الكبار في شركتك ولنفرض أن اسمه جاسر إلى 10 جهات اتصال رئيسية يوميًا، لكنه قد لا يعرف أن أيًا من جهات الاتصال هذه لم يشتر شيئًا من شركتك في العام الماضي، لا يعرف أن زيادة المبيعات من فريقك أمر أساسي، وهو أحد الطرق التي يمكنك من خلالها المساهمة في أهداف الشركة الرئيسية.

لذا فإن الطريقة الأولى لـ قياس إنتاجية فريقك هي السؤال عما إذا كانوا يفهمون ما هو مهم.

2. هل أنت ملتزم بأهدافك المحددة؟

 

عندما كنت مديرًا ماليًا في شركة ناشئة صغيرة، عملنا بجد لتوضيح عدد قليل من الأهداف المهمة. كانت الشركة في مرحلة مبكرة، لذلك كانت أهدافنا الثلاثة: جمع الأموال، وبناء شراكات، وتطوير المنتجات الخاصة بنا.

لكن رئيس الشركة كان يعاني من متلازمة الأجسام اللامعة. في كل مرة ذكر فيها شخص ما فكرة مثيرة للاهتمام في الصناعة، أراد تجربتها. لقد وجدنا أنفسنا نقيم العديد من فرص الاستحواذ على المنتجات التي تتطلب اتفاقية ديون معقدة. وبصفتي المدير المالي، ازلقت في أيام من العمل في هذه المشاريع الجانبية.

ونتيجة لذلك، توقف تقدمنا في جمع الأموال والشراكة مع الشركات، مما أدى إلى حدوث حالات طوارئ مالية مع مرور الوقت. تمكنا من جمع الأموال في الوقت المناسب، لكننا أخطأنا تحقيق الهدف الثاني وهو إنشاء الشراكات.

كان من المستحيل أن نكون منتجين كفريق عندما كنا نسير في اتجاهات مختلفة. كنا نتحول في كل مرة يجد فيها رئيس الشركة شيئًا جديدًا ومثيرًا للاهتمام.

الدرس هو أنه بينما من الضروري أن يكون لديك أهداف محددة، فإنها لن تخلق فريقًا أكثر إنتاجية ما لم تلتزم بها.

3. هل لديك مؤشر أداء متقدم؟

 

بمجرد تحديد الأهداف الرئيسية القليلة لشركتك، يمكنك توصيلها إلى فريقك، والالتزام بهذه الأهداف (دون مطاردة كل شيء لامع). الخطوة التالية هي معرفة ما إذا كان لديك مؤشر يقيس أداء فريقك.

تستخدم العديد من الشركات بيان الربح والخسارة لقياس الأداء. وهذا جزء مهم من اللغز. ولكن بحلول الوقت الذي تنظر فيه إلى الوراء في الشهر أو الربع أو السنة، فإن جميع الأنشطة التي دخلت في الربح والخسارة حدثت بالفعل، وكل ما يمكنك فعله هو الرد عليها. ولكن كما كتب جينو ويكمان في كتابه قوة الزخم: سيطر على عملك،

وفقا لمبدأ تجاري قديم، يتم تحسين أي شيء يتم قياسه ومراقبته.

لذا بدلًا من النظر إلى الوراء، فكر فيما يمكنك قياسه للتطلع إلى الأمام في عملك.

دعنا نعيد زيارة جاسر مديرك الأول، الرجل الذي يتحدث إلى 10 جهات اتصال رئيسية يوميًا. يمكن أن يكون التواصل مع جهات الاتصال أحد القياسات الرئيسية للإنتاجية، لكن هذا لا يكفي. التحدث إلى جهات الاتصال ال 10 هذه لا يولد المبيعات، ويفهم كل فرد في فريقك الآن أنه هدف رئيسي. ولكن إذا قمت بتتبع الخطوات في عمليته، يمكنك تحديد ما ينجح وما لا ينجح. وتحسين إنتاجية فريقك بشكل أفضل.

لذلك بالنسبة لجاسر، يمكنه تتبع عدد المكالمات الواردة مقابل المكالمات الصادرة، وعدد الاجتماعات الشخصية مقابل المحادثات الهاتفية البيعية، وعدد المرات التي يحتاج فيها إلى التحدث إلى جهة اتصال قبل أن يقوموا بإجراء عملية شراء، ثم عدد المبيعات في الأسبوع / الشهر / الربع.

سيعطي تتبع كل خطوة مقياسًا أفضل بكثير لما ينجح وأين تنهار الأشياء. سيخبرك أيضًا بالخطوة الأكثر إنتاجية.

على سبيل المثال، بعد تتبع جميع الخطوات، يمكن أن يدرك جاسر أنه يحقق مبيعات أكثر 3 مرات بعد الاجتماعات الشخصية مقارنة مما يفعله بعد المحادثات الهاتفية. لذا فإن طريقة قياس إنتاجية جاسر هي تتبع النسبة المئوية للاجتماعات الشخصية.

4. هل يعرف الجميع من يملك ماذا؟

 

لذلك يتم تحديد أهداف شركتك. ويفهم الجميع الاتجاه الذي يجب أن تسلكه الشركة، ولكن هذا لا يعني أن كل فرد في فريقك يعرف بالضبط ما يفترض أن يفعله. كيف يساهمون بشكل فردي.

المساءلة هي عنصر أساسي لـ قياس إنتاجية فريقك. من الأهمية بمكان أن يعرف الجميع ويفهموا ويمتلكون أفعالهم المستقلة التي تساهم في المنظمة ككل.

عندما يتحمل الجميع المسؤولية عن مساهمتهم، يكون فريقك أكثر إنتاجية. إنهم يعرفون ما يبحث عنه الآخرون فيهم. وعندما يظهر أعضاء الفريق كلا من الملكية والمساءلة، يطور فريقك الثقة في بعضهم البعض.

تعني الثقة قضاء وقت أقل في التحقق من عمل أعضاء الفريق الآخرين أو تكراره، أو إضاعة الوقت في الإشراف الدقيق.

5. هل يتخذ فريقك القرارات؟

 

تعد القدرة على اتخاذ القرارات طريقة فعالة لـ قياس إنتاجية فريقك. صنع القرار صعب على الجميع تقريبًا. لا يرغب الناس في الالتزام، في حالة وجود فكرة خاطئة أو ظهور شيء أفضل، خاصة في بيئة الفريق.

ولكن في كتاب نابليون هيل الكلاسيكي "فكر تصبح غنًيا"، ذكر دراسة حللت 25000 شخص عانوا من الفشل. في تلك الدراسة، كان الافتقار إلى اتخاذ القرار، أو التسويف، أحد الأسباب الرئيسية للفشل.

إذا وجدت أن فريقك يقضي الكثير من الوقت في تأجيل اتخاذ قرار، بدلًا من اختيار اتجاه، فمن المحتمل أن فريقك ليس منتجًا كما قد تأمل. يمكن أن يستغرق تأجيل القرار الكثير من الوقت والطاقة، وغالبًا ما يستغرق وقتًا أطول من مجرد اختيار الاتجاه ثم التحول لاحقًا.

6. هل يركز فريقك على ما هو عاجل أم ما هو مهم؟

 

حسنًا، لقد قمت بتحديد بعض الأهداف الواضحة، ووجدت مؤشراتك الرئيسية، وفريقك لديه القوة والقدرة على اتخاذ القرارات. لكنهم ما زالوا لا يصلون إلى أهدافهم. ما زلت تشعر أنهم يعملون بجد، لكن نتائجهم لا تعكس أفعالهم ...

تعمق أكثر فيما يبطئهم. تأتي بعض حالات تباطؤ الإنتاجية من ثقافة الفريق التي تتطلب استجابات فورية للبريد الإلكتروني وأيامًا مليئة بالاجتماعات. من السهل استخدام هذه الإجراءات كبديل للإنتاجية. لكنهم في الواقع لا ينتجون أي شيء.

لذا ألق نظرة على الإجراءات اليومية لفريقك. اكتشف ما يفعلونه ولا يرتبط مباشرة بالأهداف التي تم الإبلاغ عنها.

ساعدهم على تحديد أولويات المهام المهمة مقابل تلك التي تبدو عاجلة لأنها ظهرت ذكرهم أنه لا بأس من معالجة المهام غير المتوقعة، ولكن، كما يوصي ديفيد ألين:

قم بالعمل غير متوقع وقت ظهوره، ليس لأنه المسار الأقل مقاومة، ولكن لأنه الشيء الذي تحتاج إلى القيام به مقابل كل البقية.

الخلاصة

هناك الكثير من الطرق لـ قياس إنتاجية فريقك وتعزيزها. ولكن حتى إذا وجدت أن فريقك يعاني من العديد من هذه المشكلات في نفس الوقت، فلا تغير كل شيء مرة واحدة. اختر بعض الأشياء التي تبرز أكثر. تعرف على ما ينجح في مكان عملك الفريد وما لا ينجح.

اتخذ بعض الخطوات الواعية نحو بيئة أكثر كفاءة وكن متسقًا. الإنتاجية تتطلب الاعتمادية.

تذكر أن هذا لا يعني أن كل فرد في فريقك يجب أن يدير بشكل مثالي كل لحظة من كل يوم. الهدف هو التركيز على الإجراءات التي تخلق النتائج التي تريدها وتقليل تلك التي لا تريدها.

يمكنك التواصل من خلال الواتس اب من هنا