ثلاثة مزايا عبر حلول الفوترة الإلكترونية وفوائد عديدة
الفوترة الإلكترونية باختصار
حلول الفوترة الإلكترونية هي عملية تحويل الفواتير الورقية إلى صيغة إلكترونية، وذلك باستخدام أنظمة فوترة إلكترونية منظمة. تساعد هذه الأنظمة المؤسسات على الاحتفاظ بسجل شامل ومحدث للمعاملات المالية مع البائعين والعملاء، كما أنها تساهم في حل المشكلات الشائعة التي قد تواجهها حلول الفوترة التقليدية، مثل فقدان الفواتير أو حساب البيانات بشكل غير دقيق.
ولكن من المهم التخطيط بعناية قبل اتخاذ قرار التحول إلى الفوترة الإلكترونية، وذلك لتجنب أي مشكلات قد تؤثر على سير العمل. وفيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في البدء بتجربة مميزة في الفوترة الإلكترونية:
قم بتقييم احتياجاتك : قبل اتخاذ أي قرار، من المهم أن تحدد احتياجاتك الفريدة من نظام الفوترة الإلكتروني. اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- ما هي المميزات التي تحتاجها في نظام الفوترة الإلكتروني؟
- ما هو حجم شركتك؟
- ما هي الميزانية المتاحة لك؟
ابحث عن نظام فوترة موثوق : هناك العديد من أنظمة الفوترة الإلكترونية المتاحة في السوق، لذا من المهم أن تقوم بإجراء بحث شامل قبل اتخاذ قرار. اقرأ مراجعات العملاء وقارن الميزات والأسعار.
احصل على دعم من فريقك : قد يكون التحول إلى الفوترة الإلكترونية تغييرًا كبيرًا لموظفيك، لذا من المهم أن تحصل على دعمهم. قم بتدريبهم على كيفية استخدام النظام الجديد وقدم لهم الدعم الذي يحتاجونه.
من خلال اتباع هذه النصائح، يمكنك التأكد من أن انتقالك إلى الفوترة الإلكترونية سيكون ناجحًا.
مزودي حلول الفوترة الإلكترونية
أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن ارتفاع عدد مزودي حلول الفوترة الإلكترونية في السعودية إلى أكثر من 200 مزود، وذلك ضمن مساعي المملكة للتحول الرقمي.
يسهم برنامج الفوترة الإلكترونية في تحقيق العديد من الأهداف، منها:
- الحد من تعاملات الاقتصاد الخفي وتعزيز المنافسة العادلة، ومكافحة التستر التجاري.
- تتبع سلاسل الإمداد بين المنشآت مما يساهم في معرفة حالات اشتباه التستر واحتكار سلاسل الإمداد.
- تعزيز التنافسية العادلة لحماية مصالح التجار النظاميين والمستهلكين.
بدأ تطبيق المرحلة الأولى من برنامج الفوترة الإلكترونية (مرحلة الإصدار والحفظ) في 4 ديسمبر 2021، وهي إلزامية لجميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة، باستثناء المكلفين غير المقيمين في المملكة، ومن ينيب عن المكلف بإصدار الفاتورة.
أما المرحلة الثانية، وهي مرحلة التكامل والربط مع أنظمة الهيئة، فبدأت في 1 يناير 2023، وتشمل جميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة.
النتائج المتوقعة:
من المتوقع أن يحقق برنامج الفوترة الإلكترونية العديد من النتائج الإيجابية، منها:
- تحسين إدارة الضرائب ومكافحة التهرب الضريبي.
- تعزيز الشفافية في التعاملات التجارية.
- تسهيل التجارة الإلكترونية.
- تحسين كفاءة سلاسل التوريد.
التوصيات:
توصي الهيئة المكلفين بالاستفادة من برنامج الفوترة الإلكترونية، وذلك من خلال استخدام أي حل تقني لإصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بعد توفر المعايير والمتطلبات الخاصة بالمرحلة الأولى للفوترة الإلكترونية.
ويمثل برنامج الفوترة الإلكترونية خطوة مهمة في مسيرة التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية، ومن المتوقع أن يحقق العديد من الفوائد الاقتصادية والاجتماعية.
المكلفون يمكنهم الحصول على خدمات الفوترة الإلكترونية من أي شركة تقدم أنظمة إلكترونية، طالما أن النظام المستخدم يتوافق مع متطلبات الفوترة. وتعتبر الهيئة أي مكلف ملتزمًا بالمتطلبات نظاميًا، حتى لو لم يكن مقدم الخدمة مسجلًا في القائمة الاسترشادية لمزودي خدمات الفوترة الإلكترونية.
ولتسهيل وصول المكلفين لمزودي خدمات الفوترة الإلكترونية، تم إعداد قائمة بمجموعة من مقدمي الأنظمة الإلكترونية الذين اجتازوا شروط التأهيل. ويمكن للمكلفين التواصل مع هؤلاء المزودين للحصول على خدمات الفوترة.
ملاحظة هامة 😣
تقدم منصة يـــابــزنـــــس حلول الفوترة الإلكترونية وفقا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بطرق مبسطة ويسهل استخدامها بالإضافة الي توفير التدريب للموظفين ورجال المبيعات على استخدامه.
نموذج الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية من الفاتورة الورقية، لها نفس القيمة القانونية. تُصدر الفاتورة الإلكترونية بتنسيق إلكتروني، ويُمكن تبادلها ومعالجتها بين البائع والمشتري من خلال حل إلكتروني متكامل.
مزايا الفوترة الإلكترونية
تتمتع الفواتير الإلكترونية بالعديد من المزايا مقارنة بالفواتير الورقية، منها:
- سرعة المعالجة : يمكن معالجة الفواتير الإلكترونية بشكل أسرع من الفواتير الورقية، مما يساعد على تسريع عملية البيع.
- دقة البيانات : تقل احتمالية حدوث أخطاء في البيانات في الفواتير الإلكترونية، مما يساعد على تقليل الأخطاء في المحاسبة.
- الكفاءة : يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية في تحسين الكفاءة في الأعمال التجارية، من خلال تقليل الوقت والجهد اللازمين لمعالجة الفواتير.
استخدامات نموذج الفاتورة الإلكترونية
يستخدم نموذج الفاتورة الإلكترونية لطلب الدفع مقابل منتج أو خدمة من عميل أو مشتر آخر.
مزايا نموذج الفاتورة الإلكترونية :
-
السرعة: تُمكن الشركات من إرسال الفواتير إلى العملاء بسرعة وسهولة، دون الحاجة إلى طباعتها وإرسالها بالبريد.
-
الدقة: تقل احتمالية حدوث أخطاء في البيانات في الفواتير الإلكترونية، مقارنة بالفواتير الورقية.
- الكفاءة: يمكن أن تساعد الشركات على تقليل التكاليف وتحسين درة من الهيئة، وضمان تضمينها في البرنامج أولاً بأول مجانًا لمستخدمي البرنامج.
كيفية عمل نموذج الفاتورة الإلكترونية
يمكن تنزيل نموذج الفاتورة الإلكترونية من الإنترنت وتخصيصه حسب الحاجة. تتضمن معظم النماذج المعلومات الأساسية التالية:
- اسم الشركة والمعلومات الخاصة بها
- اسم العميل والمعلومات الخاصة به
- رقم الفاتورة وتاريخها
- وصف المنتجات أو الخدمات المباعة
- الكميات والأسعار
- الإجمالي
أنواع نموذج الفاتورة الإلكترونية
هناك العديد من أنواع نموذج الفاتورة الإلكترونية، بما في ذلك:
الفاتورة القياسية : الفاتورة النموذجية المستخدمة في الأعمال.
الفاتورة التجارية : توثيق استيراد البضائع الأجنبية في الجمارك.
الفاتورة المبدئية : تشبه التقييم أكثر من الفاتورة. تُظهر التكاليف المقدرة لمشروع.
نموذج فاتورة شكلية : تستخدم للفوترة على مراحل خلال المشاريع الطويلة، وخاصة في صناعة البناء.
فاتورة الائتمان : تستخدم لإصدار استرداد أو خصم.
فاتورة الخصم : فرض رسوم على العمل الإضافي ومراجعة الرصيد الإجمالي المستحق.
فاتورة الدفع المسبق : فرض رسوم على العميل مقابل إيداع أو توكيل للعمل المستقبلي.
لائحة الفوترة الإلكترونية
أصدر مجلس إدارة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، في اجتماعه المنعقد يوم الجمعة الموافق الرابع من ديسمبر 2020 م، لائحة الفوترة الإلكترونية.
ودخلت اللائحة حيز التنفيذ من تاريخ نشرها، الموافق الرابع من ديسمبر 2020 م.
ويُلزمت اللائحة جميع المنشآت الخاضعة لأحكامها بإصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية اعتبارًا من الرابع من ديسمبر 2021 م.
أهداف اللائحة
تهدف اللائحة إلى تحقيق عدة أهداف، منها:
- تعزيز كفاءة التحصيل الضريبي.
- تحسين بيئة الأعمال.
- حماية حقوق المستهلكين.
محتوى اللائحة
تتضمن اللائحة أحكامًا تتعلق بإصدار الفاتورة الإلكترونية، وحفظها، وشروطها، وطريقة قبولها، وإجراءات التظلمات.
معلومات إضافية
يمكن الاطلاع على اللائحة عبر الموقع الإلكتروني لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ثلاثة مشاكلٍ يمكنك تجنبها عبر حلول الفوترة الإلكترونية
Top 3 Issues You Can Avoid with E-Invoicing
ارتفاع التكلفة التشغيلية
تعتمد المؤسسات التقليدية على العامل البشري في إدارة عملية الفوترة، مما يؤدي إلى زيادة الحاجة إلى الأيدي العاملة اللازمة لإتمام المهام، وبالتالي زيادة التكلفة التشغيلية.
ضياع البيانات
لا يمكن تتبع أو متابعة الفواتير في أنظمة الفوترة التقليدية، مما يؤدي إلى ضياع البيانات المهمة.
كثرة الأخطاء
تؤدي الحلول التقليدية إلى عدم الدقة في البيانات وعدم توافقها، وتوزيع غير واضح لأدوار العاملين في المؤسسة، مما يؤدي إلى حدوث الأخطاء.
حلول الفوترة الإلكترونية
توفر حلول الفوترة الإلكترونية العديد من المزايا التي تساهم في حل المشاكل التي تواجه المؤسسات في إدارة عملية الفوترة، منها:
خفض التكلفة التشغيلية
تساعد حلول الفوترة الإلكترونية في خفض التكلفة التشغيلية من خلال أتمتة العمليات اليدوية، مما يقلل الحاجة إلى الأيدي العاملة.
حماية البيانات
تحتوي حلول الفوترة الإلكترونية على قاعدة بيانات مركزية لحفظ جميع الفواتير، مما يضمن حماية البيانات من الضياع أو التلف.
تقليل الأخطاء
توفر حلول الفوترة الإلكترونية أدوات وخصائص تساعد في تقليل الأخطاء، مثل توزيع الأدوار وصلاحيات الوصول بوضوح.
نظام إنفويس كيو
يوفر نظام إنفويس كيو مجموعة من المزايا المتقدمة التي تساهم في حل مشاكل إدارة الفواتير، منها :
أداة مخصصة لتنظيم العمليات
تساعد أداة تنظيم العمليات في نظام إنفويس كيو على تتبع ومراقبة الفواتير، مما يساهم في تقليل الأخطاء وتحسين الأداء.
خصائص إدارة مستخدمين متقدمة
تساعد خصائص إدارة المستخدمين المتقدمة في نظام إنفويس كيو في توزيع الأدوار وصلاحيات الوصول بوضوح، مما يساهم في تقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة.
