الدفاتر المحاسبية و إثبات صحة المعاملات المالية

تعد الدفاتر المحاسبية من الوثائق الرئيسية في مجال الأعمال، حيث تُعنى بها كوسيلة رئيسية لتوثيق وتسجيل جميع المعاملات والأنشطة المالية للشركة. يتضمن ذلك الدفتر اليومي ودفاتر الأستاذ، حيث يُسجل فيها بدقة جميع التفاصيل المتعلقة بالأعمال المحاسبية.

تقوم الدفاتر المحاسبية بتوليد البيانات والقوائم المالية، ويجب الاحتفاظ بها بعناية لأنها تحتوي على جميع المعاملات التي تمثل تفاصيل شاملة لنشاط الشركة. يتيح ذلك للمحاسبين والجهات الخارجية فحصها والتحقق من صحة البيانات المالية المشتقة منها.

تُعد الدفاتر المحاسبية وسيلة قوية لإثبات صحة المعاملات المالية وتسهم في التحقق من صحة العمليات المالية. بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدامها عند إعداد الميزانيات والضرائب وغيرها من التزامات الضرورية الأخرى.

 

الدفاتر المحاسبية : البوابة نحو عالم البيانات المالية

الدفاتر المحاسبية، أو ما يُعرف بـ (Accounting books) ، تشكل مجموعة شاملة من الوثائق والسجلات المحاسبية التي تتضمن جميع المعاملات والأنشطة المالية للشركة. يتم استخدام هذه الدفاتر لإعداد وإصدار القوائم المالية، حيث تشمل تسجيلاتها سجلات الأصول والالتزامات، وتشمل أيضًا جميع المعاملات النقدية. يُدرج ضمن هذه السجلات دفتر الأستاذ وأية مستندات داعمة مثل الشيكات وسندات الدفع وسندات القبض، بالإضافة إلى الفواتير وغيرها من الوثائق ذات الصلة.

 

قد يهمك : كيف يتم مراجعة وتدقيق القوائم المالية الداخلية ؟

 

نظرة شاملة على أنواع الدفاتر المحاسبية: 

يُستخدم الدفتر المحاسبي في جميع أنحاء الشركات، حيث يُعتبر غير مناسب تسجيل كل معاملة في دفتر واحد ، وتتنوع الدفاتر المحاسبية المستخدمة في عالم الأعمال المتطورة ،  وتشمل الآتي :

 

1. دفتر المشتريات:

دفتر المشتريات هو سجل الإدخال الأصلي الذي يُحتفظ به لتسجيل مشتريات الائتمان، حيث يتعين الانتباه إلى أن المشتريات النقدية لا تُسجل في دفتر يوم المشتريات. يتم إدخال العمليات المتعلقة بالمشتريات النقدية في دفتر النقدية.

عند انتهاء كل شهر، يتم احتساب إجمالي دفتر المشتريات، حيث يظهر المبلغ الإجمالي للبضائع المشتراة عبر عمليات الائتمان. يتم تسجيل دفتر المشتريات يوميًا باستخدام الفواتير المستلمة، وتُرقم الفواتير بتسلسل تصاعدي. كل رقم فاتوره يُسجل في دفتر المشتريات.

2. دفتر المبيعات

يُسجّل رجل الأعمال تفاصيل مبيعات الائتمان في دفتر المبيعات، حيث يعرض إجمالي المبيعات الائتماني للبضائع خلال الفترة المحددة. غالباً ما يتم إعداد دفتر المبيعات شهرياً، حيث يُسجّل دفتر يوم المبيعات يوميًا باستخدام نسخ الفواتير المُرسلة.

3. دفتر مرتجعات المبيعات

حيث يُستخدم لتسجيل البضائع التي يقوم العملاء بإرجاعها. ويتعين إرسال إشعار دائن إلى العملاء الذين يُرجعون البضائع، وهو بيان يرسله الشركة إلى العميل لتوضيح المبلغ الذي تمت إضافته إلى حسابه.

4. دفتر مرتجعات المشتريات : 

دفتر إرجاع المشتريات هو سجل يتم من خلاله تسجيل إرجاع البضائع إلى الموردين . يحدث إرجاع البضائع لأسباب مثل نوع غير صحيح أو عدم صلاحيتها للاستخدام أو التلف. عندما يتم إرجاع البضائع إلى الموردين، يُرسل إليهم إشعار الخصم الذي يعمل كتنبيه، وتُعتبر ملاحظات الخصم كقسائم تخفيض لهذه العمليات. يحتوي إشعار الخصم على بيان يُرسل من رجل الأعمال إلى البائع، حيث يُبين المبلغ المُخصَّم من الحساب.

5. دفتر الحسابات العام

هو دفتر الإدخال الأصلي، المعروف أيضًا باسم المجلة البسيطة، حيث يُسجل المعاملات الائتمانية المتنوعة التي لا تجد تناسبًا في أي كتب أخرى. يشمل ذلك على سبيل المثال شراء الأصول بواسطة الائتمان، وتصحيح الإدخالات، وتعديل الإدخالات، وإغلاق الإدخالات، وغيرها.

6. دفاتر الإيصالات النقدية

يعد دفتر سجل الإيصالات النقدية دفترًا يوميًا خاصًا يُستخدم لتسجيل المبيعات النقدية أو تحصيل المستحقات.

7. دفاتر الصرف النقدي

دفتر المدفوعات النقدية يُعتبرمجلة خاصة تُستخدم لتسجيل المدفوعات النقدية المتعلقة بالمصروفات أو الدائنين.

 

الدفاتر المحاسبية : حارس أمين لسجلاتك المالية

إمساك الدفاتر بدقة يُعَدُّ مهمة ضرورية لأي صاحب عمل صغير يسعى إلى إدارة نشاط مربح وتحقيق النمو مع مرور الوقت. يشمل مسك الدفاتر عملية تسجيل المعاملات المالية التجارية، ويُبسِّط العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة هذه العملية باستخدام برامج مالية مُصمَّمَة خصيصًا لتلبية احتياجات الشركات الصغيرة.

1. التعرف على الوضع المالي

يقوم موظفو الحسابات بتسجيل الإدخالات المالية، وإعداد التقارير، ودفع الفواتير، ومتابعة عمليات فوترة العملاء، ومعالجة كشوف المرتبات، وغيرها من المهام المالية الأساسية. عند بداية تأسيس العمل، يمكن لأصحاب الأعمال التعامل بشكل ذاتي مع مسك دفاترهم الخاصة.

تعد الميزة الرئيسية لإمساك الدفاتر هي مساعدة أصحاب الأعمال في فهم صافي دخلهم المالي في الشركة والحفاظ على السيطرة على الأمور المالية. تتيح هذه المعلومات فهم مقدار الأموال المستحقة على الشركة ومنهم، وكيفية إدارة الأمور المالية بشكل فعّال.

 

2. تقييم مستوى الرصيد : 

تعتبر درجة الائتمان الجيدة أداة أساسية لتعزيز سمعة شركتك وتوفير فرص للحصول على تمويل أو ائتمان خارجي في الوقت الضروري. يقوم محاسبو الحسابات بمتابعة المدفوعات المستحقة وتواريخ استحقاق الفواتير ورصيد الحسابات البنكية. يتيح تتبع هذه العناصر الثلاثة لأصحاب الأعمال القدرة على دفع الفواتير في الوقت المحدد، وتقليل ارتفاع الشيكات العائدة، ومتابعة الديون العامة للشركة.

3.التعرف على ثغرات ومواطن الإحتيال : 

يُحاول المحتالون الاستيلاء على أموال  الشركات باستخدام طرق متنوعة، منها تزوير الشيكات وسرقة الهوية والاختلاس. ويكون من المفيد أن تعلم أن ممارسات مسك الدفاتر القياسية تسهم في كشف معظم مواطن الاحتيال .

قد يكون كاتب الحسابات في بعض الأحيان المتسبب في بعض الاخطاء ولكن مع تبني بعض الممارسات القياسية، يصبح أكثر عرضة للكشف عنها . قم بمراجعة سجلات الشركة المالية وتعرف على البائعين ومدى ثقتك فيهم، وقم بالتوقيع على جميع الشيكات التجارية بعد مراجعة الفواتير المرفقة.

استفسر عن المعاملات الغير مألوفة واطلب توضيحًا بشأن أي تقارير تظهر غير دقيقة. يتمثل دور أمين الحسابات في تسجيل المعاملات المالية وإعداد التقارير المالية، ولكن يتعين على صاحب العمل البقاء على اطلاع للحفاظ على السيطرة على الأمور المالية للشركة.

 

4. تحقيق المزيد من الدقة

من غير المفيد أن تكون سجلاتك دقيقة فقط بما يتناسب مع مهارات كاتب الحسابات الخاص بك. يمكن لكاتب الحسابات أن يرتكب أخطاء مطبعية تؤثر على دقة السجلات المالية.

تعتبر ميزة مسك الدفاتر في اتباع الممارسات القياسية. من خلال عمليات التسوية والتحقق من الحسابات، يكتشف أمين الحسابات هذه الأخطاء عادةً في فترة قصيرة، مما يسهم في تحقيق دقة أكبر.

عملية التسوية المالية تتضمن مقارنة المعاملات المالية المسجلة في سجلاتك مع تلك المسجلة لدى المؤسسات المالية. في حالة وجود أي تناقض ، يقوم المحاسب بتصحيح الأخطاء المطبعية إذا كانت تتعلق بسجلات الشركة أو يتصل بالمؤسسة المالية لتصحيح الأوضاع.

 

5. توفير الوقت والأموال  : 

يعتبر بعض رواد الأعمال أن الوقت أو الأموال التي يُنفقها على مسك الدفاتر غير مجزية. ويُفضل صاحب العمل الذي لا يرغب في إنفاق الوقت في مسك الدفاتر شراء برامج مالية.

في حال قيام صاحب العمل بتنفيذ مهمة مسك الدفاتر بنفسه، يعني ذلك فقدان وقت يمكن أن يُخصص لأنشطة تدر دخلاً للشركة. بالتالي، يُفضل تكوين الاعتماد على برامج مالية أو خدمات محترفة.

إذا كان صاحب العمل يستخدم محاسبًا لمسك الدفاتر، فيجب عليه دفع أتعاب هذا الشخص . يساعد كاتب الحسابات في تحقيق مصلحة الأعمال من خلال جمع مستحقات الحسابات بانتباه ، ودفع الفواتير في الوقت المحدد لتجنب الرسوم المتأخرة، وتوفير صاحب المشروع بالمعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات تجارية مالية مستنيرة ، وغير ذلك الكثير. يتعلق الأمر بمزيد من الإدارة وترتيب العمليات المالية بشكل فعّال .

 

يمكنك الاستعانة بخبراء من فريق منصة يا بزنس لإعداد الدفاتر المحاسبية  بشكل احترافى وتقديم الدعم  كما يمكنك طلب استشارة مجانية او طلب ترشيح أحد المستقلين مجانا  .