خطوات ذهبية لـ خفض تكاليف الشركات وتحسين التنافسية
إذا لم تكن لديك استراتيجية لتقليل التكاليف داخل شركتك، فلن يكون لزيادة الإيرادات وتطبيق استراتيجيات مبيعات ممتازة أي جدوى. في الأوقات الاقتصادية الصعبة قد تكون الحاجة لوسائل لخفض تكاليف الشركات أكثر إلحاحًا، ورغم أن هذه الوسائل قد لا تحقق النتائج المرجوة دائمًا، إلا أنها لا غنى عنها.
لذا، يجب التركيز بشكل كبير على تطبيق استراتيجيات خفض التكاليف التي يمكن تنفيذها في شركتك.
محتويات المقال :
أهمية خفض التكاليف في الشركات
تحليل عمليات الشركة
استراتيجيات لتقليل التكاليف في الشركات
أهمية خفض تكاليف الشركات
نمو الشركات لا يعتمد فقط على حجم المنتجات أو الخدمات التي تقدمها، بل يعتمد أيضًا على مستوى التكاليف التي تستهلكها. على سبيل المثال، قد تكون الشركات قادرة على بيع كميات كبيرة من المنتجات وإرضاء عملائها، لكن إذا كانت التكاليف تفوق أو تقترب من الإيرادات المحققة، فلن يتحقق النمو المستدام. لذلك، يعتبر خفض التكاليف أمرًا حيويًا لنجاح الشركات، إلا أن البدء في هذا الاتجاه يتطلب وضع خطط مدروسة ومناسبة.
قبل البدء، يجب أن تطرح الشركة بعض الأسئلة التالية:
هل الشركة على دراية بإجمالي التكاليف ؟
كيف يؤثر خفض التكاليف على أنشطة الشركة؟
هل يمكن أن يكون لخفض التكاليف تأثيرات سلبية أو إيجابية؟
ما هي القطاعات التي ستتأثر وكيف؟
لذا، فإن الخطوة الأولى قبل تطبيق أي استراتيجية لخفض التكاليف هي فهم إدارة تكاليف الشركة بشكل عميق. ومع ذلك، يجب ملاحظة أن خفض التكاليف لن يكون فعّالًا في الأنشطة التي لا تؤثر بشكل ملحوظ، ولا حتى في تعديل الإجراءات التي قد تؤدي إلى تراجع جودة وكفاءة منتجاتك.
بشكل عام، ما هو المقصود بـ "التكاليف"؟
يجب فهم أن للتكاليف والنفقات تعاريف مختلفة. النفقات تشير إلى المصروفات الضرورية لاستمرارية عمل الشركة، مثل مرتبات الإدارة والتسويق والإعلانات.
أما التكاليف فهي تتعلق بتوفير السلع والمنتجات النهائية، مثل تكلفة المواد الخام والعمالة والطاقة والضرائب، إلخ.
تنقسم التكاليف إلى تكاليف ثابتة، التي لا تتغير بناءً على حجم الإنتاج، وتكاليف متغيرة، التي تتغير مع حجم الإنتاج مثل تكاليف شراء المواد الخام والتسليم.
تحليل عمليات الشركة
قبل تقديم أمثلة على استراتيجيات خفض تكاليف الشركات، يجب التأكيد على ضرورة تحليل العمليات المتعلقة بها قبل تطبيق أي استراتيجية. يمكن لتحليل العمليات أن يكشف عن حالات التعطل والعوائق والمصادر المهدرة للموارد، مما يمكن أن يساعد في خفض التكاليف في الشركة، وغيرها من الفوائد.
10 استراتيجيات لـ خفض تكاليف الشركات
في قائمتنا، سنجد أن استراتيجيات خفض تكاليف الشركات رغم بساطتها، لكنها تتناول تأثير خطوات خفض التكاليف على جودة العمليات المستخدمة فيها.
1- الاتصالات الهاتفية والإنترنت
هذان العنصران يُصنفان غالبًا ضمن فئة التكاليف الثابتة، ويُعتبران حيويين لضمان فعالية أعمال الشركات.
ربما تسائلنا في وقت سابق: هل يمكن تخفيض التكاليف في هذين الخيارين؟ الإجابة بالتأكيد نعم! يتطلب ذلك تحليلًا لاحتياجاتك، مثل سرعة الإنترنت المطلوبة ونوعية الاتصالات التي تُجرى، سواء كانت دولية أو محلية.
يمكننا أيضًا الاستفادة من التكنولوجيا لتحسين كفاءة الاتصالات، مثل استخدام تطبيقات مثل WhatsApp وSkype وViber، والتي قد تكون بديلًا ميسرًا. ولا ننسى أن تقوم بعملية مقارنة للخيارات المتاحة للشركة لتحديد الأفضل بناءً على الاحتياجات والتكاليف.
2- تكاليف المياه والكهرباء
غالبًا ما تكون فواتير المياه والكهرباء مرتفعة نسبيًا وضرورية لتشغيل الشركات. لذا، خفض تكاليف هذه الفواتير يعتبر أحد أفضل الأمثلة على استراتيجيات خفض تكاليف الشركات.
ويمكن خفض تكاليف المياه والكهرباء من خلال استثمار في صنابير ومنافذ اقتصادية للطاقة، واستبدال المصابيح التقليدية بلمبات LED أو لمبات فلوريسنت الأكثر كفاءة، وكذلك عن طريق إيقاف تشغيل الأجهزة غير المستخدمة مثل طابعات الطباعة وشاشات العرض عند عدم الحاجة إليها (عدم تركها في وضع الاستعداد). بالإضافة إلى ذلك، يمكن تثبيت أجهزة استشعار تشغيل الإضاءة فقط عندما يكون هناك حضور في المكان.
على الرغم من بساطة هذه الإجراءات وتكلفتها المنخفضة، فإنها قد تحقق تأثيرًا كبيرًا في خفض تكاليف الشركات.
3- تكاليف الورق والطباعة
على الرغم من تقليل استخدام الورق، إلا أن هناك العديد من المستندات التي لا بد من طباعتها في كثير من الأحيان. في هذه الحالات، يمكن توفير الورق عن طريق استخدام الجانبين الأمامي والخلفي من الورقة للطباعة. بالإضافة إلى ذلك، يمكننا استخدام خدمات المسح الضوئي للمستندات والاعتماد على أدوات المشاركة والتعاون عبر الإنترنت مثل Google Drive وOneDrive.
4- تكاليف ورسوم البنوك
إعادة التفاوض حول الأسعار والرسوم مع البنوك وجهات الإقراض قد يكون بديلاً ممكنًا لخفض أسعار الفائدة، ولكن يجب أن تتخذ الشركة الاحتياطات اللازمة.للتحديد ما إذا كانت الشروط المالية المعروضة تتناسب مع احتياجات شركتك وقدرتها على التعامل مع الظروف الجديدة.
5- إدارة المخزون
على الشركة القيام بتحليل وتحديد المنتجات التي لا يشتريها العملاء وتخفيض إنتاجها. فالمخزونات ذات التصريف البطيء تؤدي إلى خسائر مالية، حيث تشغل المساحة ويمكن أن تتلف مع مرور الوقت.
ويمكن للشركة استخدام برامج إدارة المخزون للمساعدة في هذا العمل.
6- استبدال الموردين
إذا كان من الصعب تغيير الموردين، يجب ان نجرب على الأقل ممارسة الضغط عليهم. بأن الشركة قد قامت ببعض العمليات مع منافسيهم وأن الشركة بحاجة إلى خفض الأسعار وتمديد فترة السداد، وتقديم مكافآت على المنتجات، وما إلى ذلك. وإذا لم يتم التجاوب، قد تضطر الشركة إلى البحث عن موردين جدد.
7- وضع الخطط لتخفيض التكاليف
إن تطبيق أيًا من الاستراتيجيات المذكورة لخفض التكاليف يتطلب وضع خطط مدروسة، وهو أمر بالغ الأهمية.
ويجب تحديد الأهداف الشهرية أو النصف سنوية أو السنوية وفقًا لوضع الشركة، ولكن لن يتم البدء في تحديد الأهداف دون إجراء تحليل شامل والأهداف التي تسعى الشركة لتحقيقها.
ولا يجب تطبيق الاستراتيجيات دون دراسة أدوات التخطيط الاستراتيجي بعناية.
8 - إدارة العمالة
التوظيف عند الحاجة فقط:
تقييم احتياجات العمل بدقة لتحديد ما إذا كانت الوظيفة ضرورية حقًا.
إعادة توزيع المهام بين الموظفين الحاليين قبل إنشاء وظيفة جديدة.
الاستعانة بموظفين من الخارج:
للأعمال غير التقليدية: التعاقد مع مستقلين أو شركات متخصصة.
للمهام المؤقتة: التوظيف المؤقت لتغطية فترات ذروة العمل.
يمكنك الاستعانه بخبرات منصه يا بـزنــس فى توفير مستقلين ذوى خبره
تحليل دقيق قبل فصل الموظفين:
تقييم جميع الخيارات المتاحة قبل اتخاذ قرار الفصل.
دراسة تأثير فقدان الموظف على الفريق وعلى سير العمل.
مقارنة تكاليف إنهاء العقد بتكاليف الاحتفاظ بالموظف.
التدريب الفعال:
استثمار برامج تطوير الموظفين لتحسين مهاراتهم وكفاءتهم.
تقليل الحاجة إلى التوظيف المتكرر.
بيئة عمل جاذبة:
تحسين بيئة العمل لزيادة رضا الموظفين وتقليل معدلات دورانهم.
تقليل تكاليف التوظيف والتدريب.
نصائح إضافية:
تقييم تأثير غياب الموظف:
دراسة تأثير غياب الموظف على سير العمل وكفاءة الفريق.
إعادة توزيع المهام بين الموظفين المتبقين.
الاستعانة بموظفين مؤقتين أو مستقلين لتغطية غياب الموظف.
من خلال اتباع هذه الاستراتيجيات، يمكن للشركات خفض تكاليف التوظيف وتحسين الاحتفاظ بالمواهب، مما يُساهم في تحقيق أهدافها على المدى الطويل.
9- تقليل تكاليف الخدمات اللوجستية والشحن
عند المقارنة بين الموردين، يجب أن تأخذ الشركة في الاعتبار قيمة السلع، والمصروفات المتعلقة بالخدمات اللوجستية والشحن. هذه المصروفات قد تؤدي إلى زيادة الأسعار التي قد تبدو جذابة في البداية.
10 - تقديم الدعم للفريق :
لا بد من إشراك فريق العمل في عملية خفض التكاليف إذا كانت الشركة في حاجة إليها. ويمكن للموظفين مساعدة بعضهم البعض في تنفيذ مجموعة متنوعة من الإجراءات لتوفير الأموال، مثل إيقاف تشغيل الأجهزة غير المستخدمة وتحويل المستندات إلى صيغ رقمية. الأمر الأهم هو توعيتهم بالحاجة إلى ذلك، حتى تكون الأهداف مشتركة ويسهل تحقيقها.
وختاما لما سبق يمكنك الاستعانة بخبراء من فريق منصة يا بزنس لعمل دراسة لتخفيض نفقات الشركة بشكل احترافى وتقديم الدعم .
